Prof. Dr. M. Ayberk Kurt
Yaklaşık üç yıl süren Yalın Dönüşüm deneyimi sonrası aşağıda özetlenen faktörlerin dönüşüm etkin yönetimi ve başarısı için kritik önem taşıdığını düşünüyoruz.
- Yalın dünüşümün sağlık sektöründeki önemli aktörlerinden biri olan John Toussaint “Yalın yalnızca bir proje ya da teknikler sistemi değil, bir liderlik ve yönetişim sistemidir” ifadesini kullanmaktadır. Yalın dönüşüme ilişkin tüm makalelerde de liderin rolü önemle altı çizilen
bir kritik başarı faktörüdür. Bizim deneyimlerimiz de yalın dönüşümü hedefleyen sağlık kuruluşlarının “yalının yayılımı ve sürdürülebilirliğinin güvence altına alınabilmesi için”, üst yönetimi sürece mutlaka “fiilen” katması, yöneticilerinin yalın eğitimleri almalarını ve yalın lider haline dönüşmelerini sağlanması gerektiğini bir kez daha açık ve net biçimde doğrulamıştır.
- Dönüşümün doğru başlangıcı ve planlı bir şekilde yürütülmesi, yalın eğitimleri ve ilk çalışmaların bilimsel perspektifte ve deneyime dayalı gelişimini güvence altına alabilmek için, konunun uzmanı bir danışman ve/veya danımanlık şirketi ile çalışılmalıdır.
- Değişimin planlanması ve yönetilmesi, çalışanların eğitimi ve katılımının sağlanması için bir kurum içi “Yalın Dönüşüm Ofisi” oluşturulmalı, bu ofis eğer varsa kalite birimiyle entegre edilmeli, kurum şampiyonları ile desteklenmeli ve en üst seviye yöneticiye rapor eder hale getirilmelidir.
- Değişimin gerekçesi oluşturulmalı, temel kurum hedefleri ve temel prensipler belirlenmeli ve kurum çalışanları ile paylaşılmalıdır.
- Uygulamasız bilgi değersizdir. Bir (ya da birkaç) alan ya da süreçte, sürece dokunan tüm aktörleri içerecek şekilde çalışma grupları hızla oluşturularak mevcut durum ve gelecek durum değer akışı haritaları oluşturulmaya bir an önce başlanmalıdır. Sonuç aldıkça diğer süreçlerde değer akış haritalama, kaizen ve israfı ortadan kaldırma çalışmalarıyla devam edilerek her geçen gün genişleyen halka ile yalın eğitimi alan personel sayısı artırılmalı, alınan net sonuçlarla olası olası kurum içi dirençler gevşetilmeli ve yalın kültür inşaası başlatılmalıdır.
- Yalın dönüşümün son aşamasında ise, temel kurum hedeflerinin birim hedeflerine kırılımları yapılmalı, kaizen öneri yönetimi yerleştirilmeli, standart iş tanımları, A3 ile yönetim, günlük kontroller, günlük ayakta ekip toplantıları ve performans takipleri ile süreçler izlenir, sorunlar anında tespit edilebilir ve giderilebilir hale
Yukarıda özetlenen aşamalar başarıldığında, yalın dönüşümün yalnız iyileştirme projeleri ile sınırlı kalmayıp, “BÜTÜNLEŞİK YALIN YÖNETİŞİM SİSTEMİNE” dönüşümünün gerçekleşeceği, “Daha kaliteli, erişilebilir, daha düşük maliyetli, hastaların ve sağlık çalışanlarının daha mutlu olduğu bir sağlık kuruluşu” hedefine daha fazla yaklaşabileceği kanaatindeyiz.
